¿Utilizas bien tu tiempo durante la jornada laboral?
Cada vez es más habitual que las personas tengan un problema con el tiempo y encuentren grandes dificultades a la hora de conciliar todas sus obligaciones diarias: tareas, reuniones, citas… Y, además, por supuesto, la vida personal.
¿Son insuficientes las 24 horas que tiene el día? Sabemos que en realidad no. La realidad es que es un problema relacionado con nuestra gestión del tiempo, de nuestro tiempo, de cómo invertimos las horas que estamos trabajando.
Eficiencia y eficacia
Para utilizar el tiempo adecuadamente, en el estamos convencidos de que hay que tener en cuenta el significado de la eficiencia y la eficacia a la hora de realizar las tareas durante la jornada laboral.
La eficiencia consiste en hacer bien las cosas. Es un concepto positivo pero que, sin embargo, no garantiza resultados. Se limita a llevar a cabo las tareas correctamente. La eficacia se define como hacer lo que realmente hay que hacer; es decir, realizar las tareas teniendo en mente en todo momento los resultados que se desean alcanzar.
Por lo tanto, la eficiencia se centra en el método, en cómo se llevan a cabo las tareas. Y, la eficacia, en el fin, en los objetivos a alcanzar mediante la realización de las tareas.
Los estudios revelan que la mayoría de los profesionales se sienten insatisfechos por la forma en la que emplean su tiempo. La tendencia general es convencerse a uno mismo de que los culpables son los demás; pero merece la pena pararse a pensar en la forma en la que gestionamos nuestro tiempo, ya que son muchas las ocasiones en las que son nuestros propios hábitos los que nos permiten o no un aprovechamiento adecuado de este recurso tan preciado.
Los cinco síntomas que revelan una mala organización del trabajo son:
- Jornadas laborales cada vez más largas.
- Tener objetivos personales que varían constantemente.
- Razonar por lo que debes realizar en vez de por qué lo debes realizar; esto, es, centrarte en las tareas en vez de en los objetivos que deseas obtener con ellas.
- Humor irritable.
- No saber decir “No”.
Técnicas de Gestión de Tiempo
Técnica Pomodoro
Está demostrado que el cerebro humano trabaja mejor cuando se concentra en una única tarea y se le proporciona pausas frecuentes. Siguiendo estos principios, Francesco Cirillo ha desarrollado lo que se conoce como “Técnica Pomodoro” y creemos que es una de las mejores tácticas para gestionar correctamente el tiempo.
¿En qué consiste? Se trata de dividir el trabajo en tareas que se puedan resolver en 25 minutos. De esta manera, una vez organizada la jornada laboral, debes coger un temporizador y programarlo en el minuto 25. Durante ese tiempo, debes asegurarte muy bien de que nada te interrumpa. Una vez transcurridos los 25 minutos, tómate 5 minutos ¡Y vuelta a empezar!
Esta técnica de gestión de tiempo ha tenido un éxito enorme en todo el mundo. Tanto es así que incluso ya se han desarrollado aplicaciones online y para Smartphone que simulan un temporizador.
Organiza las tareas clave
Es fundamental identificar y tener muy presentes las tareas clave: aquellas actividades que por su importancia real y por su impacto sobre tus objetivos, has de realizar con mayor dedicación. A la hora de realizarlas debes tener en cuenta tres puntos:
- Sitúalas en momentos del día en los que vas a poder dar lo mejor de ti.
- No permitas que ninguna otra tarea menor o cualquier otra actividad menos relevante te interrumpa.
- Cuando te pongas con ellas, exprime todo lo bueno que tienes y da todo lo mejor de ti en ellas.
¡Di no a las interrupciones!
¿Hay alguna interrupción frecuente que se repite en tu jornada laboral? Te recomendamos que en primer lugar, debes hacer una lista con las 15 interrupciones más comunes y puntúalas de 1 a 10 en función de su impacto y frecuencia. De esta manera, tendrás identificadas las más peligrosas y sabrás cuál debes combatir en primer lugar.
Posteriormente, antes de comenzar una determinada tarea, especialmente con aquellas más complejas, debes recordarte tu propósito. Es recomendable que mantengas cerca y a mano tu lista de tareas.
Muchas de las interrupciones son tareas que se te encargan. No caigas en la trampa de comenzarlas en ese mismo momento. Simplemente debes anotarla en tu programación y volver con toda la rapidez posible a lo que estabas haciendo.
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