La gestión documental de una empresa (Enterprise Content Management – ECM) requiere de sistemas y procesos de calidad minuciosos capaces de cumplir las normativas más exigentes.
Estos requisitos que ya pueden ser gestionados desde la misma organización gracias a las soluciones globales enfocadas a la gestión de contenidos como los documentos legales, contenidos Web, contratos, Ley de Protección de Datos, etc.
Hoy en día, todas las empresas necesitan trabajar con una gran cantidad de documentos. Contar con un sistema eficiente para su gestión, almacenamiento y búsqueda de información es una gran ventaja.
Con un buen sistema de gestión documental evitas la pérdida de documentos, consigues que toda la información esté más segura y controlada, y puedes encontrar tus documentos más fácilmente.
En el mercado existen una gran oferta de herramientas que facilitan la gestión documental.
A continuación os contamos las 3 herramientas para la gestión documental más recomendadas.
#1. Athento, la gestión documental inteligente malagueña
Yerbabuena Software es una start-up malagueña que surge en 2005 en el seno de la Universidad de Málaga. Centrada en la gestión de contenidos empresariales (EMC), su éxito se debe al desarrollo de un software de innovación tecnológica denominado Athento y que está considerada una de las mejores soluciones EMC.
Athento es ya el software más conocido de gestión documental y cuenta con sedes en Madrid, Sevilla y Sillicon Valley gracias a la importante red de profesionales o partners relacionados con el sector.
El software de gestión documental de Athento, el Smart Document Management, es un sistema informático que permite a las empresas manejar, gestionar, conservar y publicar documentos digitalizados fácilmente.
Entre sus ventajas se encuentran el etiquetado automático de documentos, funcionamiento CMIS, incorporación de la tecnología semántica para el proceso de gestión documental, facilidad de integración con otras aplicaciones basadas en plugins o módulos, captura de documentos por lotes, reconocimiento de códigos de barras y códigos QR, etc.
#2. Alfresco, packs ECM para empresas
En la misma línea que el anterior, Alfresco es la plataforma de gestión de contenido empresarial capaz de integrar aplicaciones y procesos para hacernos más fácil la búsqueda y conservación de contenido dentro de las organizaciones.
Sin embargo, Alfresco te permite disponer de un pack personalizado para tu empresa. Puedes elegir entre 3 ECM diferentes que van desde el modelo más básico de organización (Alfresco One) hasta la posibilidad de disponer de todos tus documentos digitalizados en la nube (ECM SaaS) o el sistema de código abierto para desarrolladores (Alfresco Community Edition).
Una forma sencilla de tener a mano todos tus documentos de gran importancia, contratos, propuestas, presupuestos, acuerdos comerciales, fichas técnicas, bases de datos, etc.
#3. DocuWare, documentos digitalizados
DocuWare es una plataforma on line que permite la gestión del ciclo de vida de los documentos a través de un proceso rápido de digitalización y archivo.
Ofrecen soluciones que van más allá de los archivos habituales de contenidos, dando la posibilidad de almacenar sistemáticamente el correo electrónico y conservar la correspondencia de forma profesional.
Además, disponen de una línea de productos diferentes que hacen posible encontrar soluciones a medida para cada tipo de empresa o departamento, cuentan con asistencia técnica, formación complementaria y red de partners.
