El teletrabajo es una realidad que ha llegado para quedarse. Esta modalidad laboral fue la respuesta que hallaron miles de empresas en todo el mundo para garantizar la operatividad de sus negocios durante la pandemia provocada por el Covid-19.
Durante estos últimos meses ha demostrado ser una solución óptima para continuar desarrollando la actividad empresarial sin comprometer la seguridad de los empleados. Sin embargo, el trabajo a distancia implica ciertos desafíos que las organizaciones deben afrontar. Uno de ellos es mantener la productividad en los equipos y cómo medir los resultados de un trabajo Home Based.
Tips para mejorar la productividad en equipos de teletrabajo
Liderar equipos de teletrabajo es un reto importante, pero no imposible. A continuación, compartimos hasta 5 tips para mejorar la eficiencia y la productividad en equipos de teletrabajo.
Establecer metas y protocolos claros
Perderse en el circuito de información y no contar con protocolos definidos es una de las mayores dificultades a las que se enfrentan los equipos de teletrabajo. La empresa necesita establecer un objetivo claro para cada proyecto y crear diferentes hitos para que su equipo pueda verificar y rastrear fácilmente el progreso del trabajo.
Para ello, puede empezar por identificar, definir y comunicar cuáles son los objetivos a lograr a corto, medio y largo plazo por parte del equipo. De esta manera, el grupo de empleados tendrá una dirección y un enfoque para seguir adelante y desempeñar sus funciones con eficacia.
Puede resultar útil proporcionar listas de tareas diarias o semanales. Así, la empresa ofrecerá una panorámica del trabajo con plazos marcados para asegurarse de que ciertas tareas se completen a tiempo para avanzar sin que la productividad se resienta.
También es fundamental que las organizaciones establezcan convenios para los empleados que teletrabajan y describan las condiciones del mismo como, por ejemplo, los días y las horas de trabajo que se requieren, las tareas a realizar, los pasos a seguir para el manejo de documentos o la disponibilidad que deben tener los trabajadores.
Mantener el contacto con reuniones periódicas
El trabajo presencial implica que los gerentes y directores de equipo pueden reunirse con sus empleados en cualquier momento para resolver todo tipo de cuestiones por pequeñas que sean acudiendo a su mesa, marcando una extensión en el teléfono o convocándoles a una reunión.
Sin embargo, cuando se trabaja de forma remota puede no resultar conveniente tener una conversación rápida en cualquier momento porque puede implicar distracciones, falta de concentración y, en definitiva, merma de la productividad del empleado.
Para mantener ese contacto constante, la empresa puede establecer horarios de reunión periódicos. Estos encuentros, que pueden ser de forma individual o reuniendo al equipo completo, permiten actualizar el desarrollo de las funciones de los empleados, así como responder cualquier cuestión que la gerencia o el empleado requieran.
No tienen por qué ser reuniones largas, pero sí estar marcadas en calendario de forma regular para garantizar que todo el equipo mantenga el foco y trabaje hacia un objetivo común.
Asimismo, se pueden aprovechar las reuniones individuales con cada empleado para indagar sobre sus impresiones, su estado emocional y ofrecerle el apoyo que requiera para mantener el nivel de productividad.
Equipar al personal con las herramientas de comunicación y productividad adecuadas
Una de las claves para ayudar a los equipos de trabajo a tener éxito mientras desarrollan su labor de forma remota es proporcionarles herramientas que les permitan mantenerse conectados, acorde a los niveles de exigencia del teletrabajo y productividad, además de realizar el seguimiento del tiempo de trabajo.
En la actualidad, las empresas pueden seleccionar entre una amplia variedad de plataformas online que ayudan a comunicarse, administrar proyectos y compartir documentos de forma efectiva en el entorno de trabajo digital.
Herramientas de gestión, organización y comunicación como Trello, Asana, Microsoft Teams, Slack, Google Drive, Hangouts o Zoom, ya son habituales entre los teletrabajadores. Los Directores de Recursos Humanos deben asegurarse de que los empleados cuentan con estas herramientas tecnológicas y disponen de los conocimientos necesarios para utilizarlas con seguridad y eficiencia.
Muchas organizaciones se apoyan en la formación de los empleados como estrategia para el crecimiento empresarial con el objetivo de cubrir toda las necesidades de información y profundizar c0nocimientos específicos. Del mismo modo, la empresa debe velar porque las herramientas que elija utilizar sean de valor para el equipo. No tiene sentido utilizar un producto que no se ajusta bien a las necesidades reales de los empleados, ya que su productividad se verá afectada.
Confiar en el equipo y darle autonomía
La falta de presencialidad en un espacio físico impide que los encargados y gerentes puedan supervisar de forma personal el trabajo de cada empleado. Es importante no caer en el error de la vigilancia constante del equipo en remoto para ver dónde se encuentran o qué están haciendo en las horas de trabajo, ya que puede llegar a ser contraproducente.
En este sentido, la empresa debería enfocarse en cultivar una cultura que apoye el teletrabajo fundamentada en la confianza, el respeto, la empatía y el reconocimiento. Dar autonomía al personal y confiando en él para hacer su trabajo es la clave para mantener la productividad de los equipos de teletrabajo. Está demostrado que los empleados responden de forma positiva en el trabajo cuando se les valora y se les entrega la confianza necesaria.
No hay que olvidar que teletrabajar es más que tener un escritorio en casa. Cada persona está rodeada de sus propias circunstancias personales y debe aprender a conciliar con ellas mientras trabaja, algo que puede ser realmente estresante teniendo a un supervisor que está constantemente encima de ti controlando tu desarrollo. Por ello, muchas personas necesitan poner en práctica diferentes técnicas o ideas para mejorar la gestión del tiempo.
Si la empresa se ha encargado de fijar unos objetivos y plazos claros, cada empleado podrá trabajar de la forma que mejor considere respondiendo y cumpliendo con las metas marcadas.
Cultivar las interacciones
Teletrabajar a veces puede hacer que los empleados se sientan aislados. Para lidiar con ello, las organizaciones deben fomentar interacciones frecuentes entre sus equipos relacionadas con asuntos no laborales disponiendo de un tiempo y un espacio (que puede ser virtual como una red social) para que los empleados conversen sobre sus hobbies, la actualidad o cualquier otro tema de forma distendida.
Puede ser planificando “horas felices” semanales o mensuales. También se pueden organizar dinámicas de formación de equipos o team building que estimulen la construcción de relaciones sólidas y la confianza entre los trabajadores. De esta manera, se estimula el sentimiento de camaradería y compañerismo, además ayuda a aliviar el estrés de los empleados en remoto, algo que se traducirá en una mayor productividad para la empresa.
Un equipo de trabajadores en remoto puede ser un activo invaluable para las empresas. Sin embargo, para que así sea, las organizaciones deben ser capaces de activar estrategias que estimulen un elevado desempeño y faciliten el desarrollo laboral en equipos de teletrabajo, incorporando cuando sea necesario procesos de medición de la productividad empresarial. Con estos 5 consejos será más sencillo que el engranaje funcione de forma exitosa.