El tiempo es el recurso más valioso que tenemos los seres humanos. Aunque a veces se nos olvide, el dinero es simplemente la contraprestación que recibimos por ‘vender’ nuestro tiempo o, más bien, por invertirlo en trabajar. En resumen, mejorar la gestión del tiempo puede ayudarnos no solo a sentirnos mejor, sino también a ganar más dinero.
Existen varios modelos microeconómicos que analizan las decisiones humanas en cuanto a la distribución del tiempo. Existen personas que valoran más el dinero y otras que son más propensas al ocio. Así, de los diferentes gustos, surgen distintas orientaciones hacia el mercado laboral. Pero el recurso más primario del que disponemos las personas y el cual todas tenemos que decidir cómo asignar, es el tiempo.
¿Qué tener en cuenta para gestionar el tiempo de forma efectiva?
Lo primero que debemos saber es que no es lo mismo eficacia que eficiencia. Dos personas pueden ser igualmente eficaces porque, al final del día, han finalizado una serie de tareas. Sin embargo, puede que la primera haya requerido mucho menos tiempo que la segunda. En este caso, la primera persona sería más eficiente o productiva: con menos recursos – en este caso, con menos tiempo– consigue el mismo resultado.
Pensar en estos términos es necesario si queremos gestionar eficientemente nuestro día a día. A lo largo de este artículo, hablaremos de ideas que pueden servir de utilidad para aprender a sacar el máximo partido a nuestras horas.
Otro aspecto importante tiene que ver con las tareas a realizar y el tipo de trabajo. No organizará de la misma manera su tiempo un freelance que un asalariado, ni mucho menos un directivo. Así como no tendrán los mismos problemas ni las mismas necesidades.
Es por esto que las 10 ideas clave que proponemos están categorizadas en función de a quién le van a servir más: primero hablaremos de freelances, después de personas que lideran o tienen a su cargo a otros trabajadores, y por último hablaremos de herramientas y hábitos útiles para cualquier persona.
Ideas para mejorar la gestión del tiempo siendo freelance
Ser freelance requiere de mucha organización y autodisciplina. En la mayoría de los casos, ven más conveniente optar por el trabajo desde casa, siendo además conscientes de que deben medir los resultados del teletrabajo o lo que también se denomina como homebased.
El manejo del tiempo es uno de los principales problemas a los que se enfrentan los trabajadores por cuenta propia. En la mayoría de los casos, estos afirman que es complicado separar jornada laboral del resto de vida personal. También, en muchas ocasiones, esta difuminación de los límites trabajo-ocio hace que dediquemos muchas más horas al trabajo de las que nos gustaría.
Saber gestionar eficientemente el tiempo siendo freelance es tanto un reto como una obligación. Aprender a ser productivos no sólo nos dará ganancias económicas, sino también beneficios a nivel emocional y relacional.
Las primeras ideas recomendables, principalmente para freelances, pero útiles para toda persona, son las siguientes:
1. Planear el día con antelación. Irnos a la cama con una mínima idea de lo que tenemos que hacer el día siguiente nos va a permitir comenzar la mañana de una manera más estructurada.
2. Aprovechar las primeras horas de la mañana. Dejando aparte la casuística personal, está comprobado que la mayoría de las personas somos más productivas durante la primera etapa del día. Los expertos y empresarios comparten sus experiencias para ser más productivos, entre ellos recomiendan madrugar, dedicar una primera hora a activarnos, ya sea a través de una ducha o un tranquilo desayuno, y después centrarnos en las tareas que más nivel de exigencia tienen.
Mejorar la gestión del tiempo en puestos de alta responsabilidad
Como hemos mencionado, no sólo los freelance tienen problemas para gestionar su tiempo. Es algo que nos afecta a todos. Las siguientes ideas están más preparadas para solucionar problemas que suelen afectar a empresarios, directivos y otros que tienen bajo su mando un equipo de trabajadores.
3. Delegar. Los emprendedores y empresarios, en la primera fase del ciclo de vida de su negocio, suelen tender a querer hacer todo por ellos mismos. Puede que al principio sea más sencillo encontrar las fuerzas, pero al final es inviable. Además de que tenerlo todo controlado aporta una falsa sensación de seguridad, delegar puede ser positivo para crear cohesión en el seno de la compañía y alinear a todos los trabajadores hacia objetivos comunes.
4. Utilizar la matriz del tiempo. Este modelo fue creado por el presidente Eisenhower, pero después difundido a través del libro ‘Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva’. La idea que se desprende de esta matriz es que podemos diferenciar, categorizar y etiquetar nuestras tareas diarias por niveles de urgencia e importancia. De esta manera, podemos tener quehaceres urgentes e importantes, urgentes, pero no importantes, no importantes pero urgentes… Tener en cuenta estos adjetivos nos sirve para priorizar y diferenciar entre el corto y el medio plazo.
Herramientas para gestionar con éxito nuestro tiempo
Las siguientes ideas propuestas, más que consejos, son recomendaciones de herramientas y soportes que debemos conocer por la cantidad de opciones que nos permiten.
5. Agendas físicas y virtuales. Si bien puede parecer el método de toda la vida, las TICs han perfeccionado mucho su calidad. Por ejemplo, Google Calendar, que es totalmente gratuito, nos permite anotar nuestras tareas y llevarlas siempre encima. La utilidad de las agendas también permite reducir el exceso de ansiedad, permitiendo liberar la mente al escribirlo todo.
6. Contadores de tiempo, como, por ejemplo, Toggls, que es una herramienta muy halagada por la comunidad freelance. Esta app, accesible tanto desde nuestro smartphone como desde el navegador del ordenador, nos sirve para contabilizar el tiempo que invertimos en las distintas actividades. Es especialmente útil para aquellas personas pluriempleadas, pues también permite saber el tiempo que realmente ganamos por cada proyecto o trabajo.
7. Gestores de proyectos. Uno de los más conocidos es Trello. Esta herramienta permite crear tabletos, subtableros, carpetas, subcarpetas, textos, checklists… las opciones son infinitas.
8. La regla del pomodoro. Desarrollada en los 80 y muy avalada por la psicología del aprendizaje. Consiste en la división del trabajo en pequeños periodos de 25 minutos de actividad y descansos de 5 minutos. Una vez completado el ciclo de una hora, se recomienda hacer un descanso más largo. Esta metodología nos permite sacar el máximo partido a nuestra atención y, además, solo necesitamos un cronómetro y una alarma.
La importancia de la atención en la gestión del tiempo
Las apps y herramientas tecnológicas son muy útiles, pero no son la solución absoluta, sobre todo cuando hay problemas de fondo.
¿Cuántas veces te ha ocurrido que has estado haciendo una tarea mientras estabas pensando en otra cosa y, al final, has tenido que volver a empezar?
Para aplicar a tu vida estas últimas dos ideas que proponemos, lo único que necesitarás es paciencia y silencio.
9. Practicar Mindfulness. Esta palabra se ha convertido ya en un «must» para las empresas más innovadoras, que la han adoptado a sus estrategias de trabajo. Para muchas personas ya es algo más que una filosofía de vida. El mindfulness tiene como pilar central el manejo de la atención para mantenernos presentes en el ‘aquí’ y el ‘ahora’. Las personas que lo practican diariamente aseguran que, una vez que puedes controlar tu atención, empiezas a ser consciente de que un buen trabajo tiene más que ver con la calidad del tiempo invertido que con la cantidad.
10. Sentirse bien. Daniel Goleman, en su libro ‘Focus’, hace mucho hincapié en la estrecha relación de la atención y las emociones positivas. No es necesario saber mucho de psicología para hacer un poco de memoria y darnos cuenta de que, en los momentos en los que hemos sentido felices, parecía que el tiempo pasaba volando.
En la línea de las emociones positivas, cabe concluir explicando el concepto de ‘Flow’. Algunas personas denominan ‘flow’ a ese momento en el que las horas pasan solas y estamos absortos en alguna tarea. Para que se de esta situación, tienen que estar presentes varios elementos: una buena adecuación de nuestras habilidades con una actividad que nos parezca retadora.
Si las habilidades son más grandes que el reto, se produciría aburrimiento. Si pasa lo contrario, se daría estrés.
El flow no es algo que tengamos que perseguir, ni mucho menos, intentar lograr cada día de trabajo, pues es prácticamente imposible. Sin embargo, sí que podemos ir realizando pequeños gestos y rutinas que nos ayuden a acercarnos cada vez un poquito más.
