¿Sabes cómo organizar un equipo de trabajo? ¿Realizas a tiempo todas las tareas importantes?
Dividir el trabajo y organizar los diferentes equipos humanos no es fácil.
Cuando planificamos acciones u organizamos tareas dentro de una empresa, no es lo mismo “pensar en hacerlas” que “ejecutarlas”. Por eso uno de los mejores métodos de organización, y que recomendamos en el master MBA de Málaga, es el “tablero Kanban”.
Kanban (“panel” en japonés) es una herramienta muy visual de organización capaz de conseguir mejorar el flujo de trabajo en equipo, dividiendo las tareas en fases según se vayan alcanzando los objetivos deseados.
En una empresa, la disciplina, el orden y el rendimiento de todo el equipo, son necesarios para completar la cadena de producción y poder así cumplir los objetivos previstos.
Sin embargo, tener un control absoluto de todo el proceso y las tareas realizadas por los empleados, supone un gran esfuerzo por parte de los directivos y responsables de los proyectos.
A continuación explicamos qué es el método Kanban, cómo crear tu tablero fácilmente y por qué deberías aplicarlo en tu empresa.
Filosofía Kanban. Progreso, evolución y resultados
La metodología Kanban está diseñada para crear un sistema de producción más eficiente en las empresas.
Muchos experto recomiendan este método para controlar cadenas de producción, logística y proyectos donde se necesiten coordinar todos los procesos de producción y desarrollo.
La filosofía Kanban se basa en 3 conceptos fundamentales: el progreso, la evolución y los resultados eficientes.
Toyota, fue la primera empresa en aplicar con éxito éste sistema en la fabricación de sus automóviles. Más tarde, Microsoft se hizo eco de sus ventajas y lo incorporó de una forma más moderna al software.
Crear un tablero Kanban
El método Kanban es el método de organización visual más utilizado en las empresas. Gracias a su diseño, serás capaz de ver en sólo un vistazo en qué fase del proyecto te encuentras.
Consiste en dividir el proceso en diferentes fases de producción desde el momento en que el comienza la acción hasta que se realiza o ejecuta. Así, podemos dividir nuestro panel en:
1. Pendiente
2. Análisis
3. Desarrollo
4. Pruebas
5. Pre-producción
6. Producción
7. Hecho
El objetivo es que todas nuestras acciones evolucionen desde su fase “Pendiente” hasta “Hecho” controlando todo el proceso sin que nos olvidemos de las tareas más importantes o urgentes.
Una buena práctica (que ya ha comenzando a aplicarse en muchas empresas malagueñas), es compartir una pizarra común por equipos donde incluir pos-it de colores divididos en tareas organizadas.
Un método de trabajo muy funcional y directo donde además conseguirás interactuar con el resto de compañeros que forman el equipo.
También existen plantillas en Excel que puedes utilizar para comenzar a organizar y administrar todos los departamentos de una empresa. Puedes personalizarla con los colores y tableros necesarios para llevar un control diario de las tareas pendientes o realizadas por el equipo.
Por otro lado, disponer de tu tablero Kanban en cualquier lugar a través de tu dispositivo móvil, será muy útil para todos aquellos managers que necesiten viajar continuamente.
Por eso, están surgiendo plataformas online donde puedes diseñar tu tablero Kanban, guardarlo en la nube y tenerlo a mano en cualquier momento, estés donde estés, y sobre todo compartir el mismo documento con el resto del equipo.
Las ventajas del sistema Kanban son innumerables. Conseguirás aumentar la flexibilidad de los procesos, controlar las actividades del equipo humano, priorizar las tareas importantes y sobre todo, evaluar los objetivos conseguidos.
